Votre gestion des EPI est précieuse, sauvegardez la !

Lorsque l'on gère des EPI ou tous autres types de matériel, il faut faire attention à bien faire les contrôles, à mettre au rebut les EPI défectueux. C'est primordial pour la sécurité de vos collaborateurs. Mais sachez que toute votre gestion, même efficace, peut très vite disparaître et vous apporter de très gros problèmes.Effectivement si votre ordinateur plante et que toutes vos données disparaissent, qu'allez-vous faire ?Vos données sont extrêmement importantes et vous devez les sauvegarder précieusement. Dans le cas contraire, vous risquez de perdre plusieurs années de travail, de vous faire "épingler" par la Direction Générale du Travail et surtout de mettre en danger la vie de vos collaborateurs.Alors, comment faire pour sauvegarder vos données ?Lors de la conférence que j'ai donnée sur les "5 clefs pour gérer efficacement votre matériel", j'expliquais dans la 2ème clef qu'il était indispensable d'informatiser votre gestion et mettais en garde les participants quant à la sécurité de leurs données, celles-ci étant très précieuses.N'ayant pas eu le temps lors de cette conférence d'entrer dans les détails je profite donc de cet article pour vous expliquer plusieurs méthodes pour mettre vos données en sécurité.

1. Mettez en sécurité votre classeur papier,
2. Copiez / Collez votre fichier Excel,
3. Utilisez le logiciel de Microsoft,
4. Configurez la machine à remonter le temps d'Apple,
5. Sauvegardez vos données en ligne.
6. Restez serein avec OpenSafe(pro)

1. Mettez en sécurité votre classeur papier

Comme je vous le disais, vos données sont précieuses mais malheureusement il n'existe pas encore de solution pour mettre en sécurité vos classeurs papier. C'est d'ailleurs l'un des problèmes de la gestion de vos EPI sur papier. Vous pouvez toujours mettre les vieux classeurs dans des lieux sécurisés et prévus à cet effet, mais vous ne pourrez jamais les protéger contre le temps, les incendies ou autres.

2. Copiez / Collez votre fichier Excel

Il arrive souvent que les entreprises utilisent Excel pour informatiser leur registre de sécurité. Effectivement c'est l'une des possibilités. Vu que votre registre est "numérique",vous allez pouvoir le sauvegarder. La solution la plus simple est de faire un Copier / Coller sur l'un des serveurs de votre entreprise.Maintenant que vous avez fait le Copier / Coller, je vous recommande de le faire régulièrement. Je vous invite donc à ajouter des alarmes dans votre agenda pour faire vos Copier / Coller toutes les semaines ou tous les mois en fonction de votre fréquence d'utilisation de votre fichier Excel.L'inconvénient avec cette méthode c'est que chaque semaine ou chaque mois, vous êtes obligé de faire cette manipulation qui est une énorme perte de temps et un risque très important d'erreurs . C'est pourquoi je vous recommande l'une des solutions suivantes.

3. Utilisez le logiciel de Microsoft

Certaines entreprises mettent en place des systèmes pour sécuriser les données sur lesquelles vous travaillez. Si ce n'est pas le cas, sachez que Microsoft met gratuitement à votre disposition un outil assez simple pour planifier vos sauvegardes, notamment votre registre de sécurité.Ce petit outil s'appelle "SyncToy". Vous pourrez le télécharger ici directement sur le site de Microsoft.Même si ce petit logiciel est en anglais, il reste simple à utiliser. Il vous suffit de sélectionner le répertoire à sauvegarder et le répertoire où le registre de vos EPI sera sauvegardé. Rien de plus simple. Vous trouverez sur ce site une procédure pour utiliser SyncToy.Quand j'utilisais encore Windows, c'est l'outil que j'utilisais. Il était simple et faisait ce que je lui demandais. Par contre il ne permettait pas de lancer cette opération de sauvegarde régulièrement.

‍

4. Configurez la machine à remonter le temps d'Apple

Maintenant que je travaille sur un Mac, j'utilise la solution fournie par défaut par Apple, TimeMachine. Cette solution est directement intégrée sur le Mac. Les sauvegardes sont automatiques et surtout il n'y a aucune configuration à faire. Il suffit d'activer l'option quand vous branchez un disque dur externe. C'est extrêmement simple et il sauvegarde l'ensemble de votre ordinateur.Donc si le registre de vos EPI est sur votre Mac, pas de soucis car vos données seront sauvegardées.

‍

Pour que vos données soient vraiment en sécurité, il est indispensable que vous ayez des sauvegardes en dehors de vos locaux. Si par malchance, vos locaux sont détruits par un incendie, ou tout autre désastre, vos données seront également détruites et sans vos données, votre entreprise pourrait disparaître. Donc, pensez à avoir des sauvegardes à l'extérieur de vos locaux. Je me souviens d'un de mes anciens patrons qui partait chaque soir avec un disque dur externe pour le stocker chez lui. Si par malchance une nuit son entreprise était partie en fumée, il pouvait travailler malgré tout dès le lendemain, ses données ayant été sauvegardées sur un autre site.

5. Sauvegardez vos données en ligne

[caption id="attachment_473" align="alignright" width="200"]

Sauvegardez en ligne toutes vos données[/caption]Même si la solution de mon ancien patron est assez simple et efficace, je vais maintenant vous parler d'une solution moderne pour sauvegarder vos données. Il s'agit d'envoyer toutes vos sauvegardes dans les nuages, dans "le Cloud".CrashPlan vous propose de sauvegarder toutes vos données sur ses propres serveurs sécurisés. Cet outil est très complet et actuellement l'un des plus efficaces. Vous pourrez ainsi superviser la fréquence des sauvegardes, les ordinateurs sauvegardés, ... Apparemment, vous pourrez également sauvegarder vos appareils mobiles (téléphone, tablettes, ...).MAIS...

6. Restez serein avec OpenSafe(pro)

Pour les entreprises utilisatrices d'OpenSafe(pro), elles n'ont rien à faire car tout est fait automatiquement. Nous stockons les fiches de vie de leurs EPI et nous en prenons soin. Toutes les données d'OpenSafe(pro) sont sauvegardées précieusement chaque nuit sur plusieurs serveurs eux-mêmes sécurisés. Vu que ces serveurs sont soumis à la loi sur la protection des données et situés dans des lieux différents en France, vos données sont en sécurité et restent toujours confidentielles.C'est pourquoi les utilisateurs d'OpenSafe(pro) sont toujours sereins quant à la sécurité de leurs données, comme l'explique le commandant Lemblé dans son témoignage.

Dans cet article, je vous ai donné quelques solutions possibles pour mettre vos données en sécurité afin d'être un peu plus efficace dans la gestion de vos EPI. Si vous perdez vos données ou si elles sont mal sauvegardées, le suivi de vos EPI est impossible à réaliser. Dans le respect de la réglementation et la sécurité de vos collaborateurs et de vous-même, vous devrez dans le doute, mettre au rebut tous vos EPI . Cela implique donc le rachat de l'ensemble de ces EPI et donc un budget matériel éclaté.Et vous, est-ce que vos données sont en sécurité ?Que se passera t-il si votre ordinateur crash ? Pourrez-vous récupérer le registre de vos EPI ?Dites-le-nous.Si vous avez des questions pour mettre en place cette sauvegarde dans votre entreprise, n'hésitez pas à me le dire dans les commentaires juste en dessous. Je vous répondrai personnellement.

‍