Gestion des EPI : logiciel spécialisé

Pour faire suite à mon précédent article sur les outils non spécialisés de la gestion des EPI, je vous présente ce mois-ci un outil de gestion spécialisé dans les EPI.

Vous n’êtes pas sans savoir que depuis de nombreuses années déjà je travaille sur ce sujet. Si au début c’était par passion (l’escalade) aujourd’hui j’en ai fait mon métier. Dès le début, je me suis vite rendu compte que la gestion des EPI était quelque chose de contraignant.

Je vais donc vous présenter les quelques caractéristiques de ce logiciel, développé exprès pour la gestion des EPI et qui aujourd’hui permet de gérer tout type d’équipement réglementé.

Une gestion règlementaire

Comme je viens de vous le dire, ce logiciel a été conçu pour pallier le principal inconvénient de la gestion des EPI : la règlementation. Se tenir à jour, effectuer les contrôles, au bon moment, sur les bons EPI, retrouver la fiche de vie dans le classeur...

OpenSafe(pro) est tout à fait axé là-dessus : il suit la règlementation et sait pour chaque matériel quelle réglementation appliquer. Les fiches de vie avec l’ensemble des actions corrélées à l’équipement sont disponibles pour chaque matériel.

Au fur et à mesure du temps, certains éléments ont été adaptés et améliorés, et aujourd’hui il est possible d’affecter un matériel à un salarié. Ainsi vous savez qui porte quoi. Vous pouvez aussi planifier vos actions : choisir et définir quel jour vous allez contrôler tel type de matériel et un email vous sera envoyé pour vous le rappeler au minimum un mois avant.

OpenSafe(pro) vous fournit un cadre règlementaire dans lequel travailler. Vous ne pouvez pas en sortir, aller au-delà de la règlementation. À l’inverse, vous pouvez créer vos règles internes spécifiques. Certains de nos clients sont plus drastiques que la réglementation et souhaitent contrôler leur matériel tous les 6 mois au lieu de 12. Tout est adapté pour qu’ils soient alertés tous les 6 mois.

À la demande de certains clients, il est désormais possible d’ajouter à la fiche du matériel des documents externes, comme les rapports de vos prestataires de contrôles.

Une gestion quotidienne

La gestion des EPI ce n’est pas une fois l’an, c’est quotidien. Alors pour faciliter la recherche, et obtenir une réelle plus-value au niveau du temps passé à chercher dans sonclasseur, vous disposez d’une barre de recherche. Ainsi en quelques lettres, vous obtenez toutes les informations dont vous avez besoin sur mon matériel.

Au fur et à mesure, ce système de recherche a été amélioré, notamment en y intégrant des filtres : vous pouvez donc classer votre matériel par type, par marque, par modèle, et même faire croiser certains filtres… Autant de fonctionnalités qui permettent d’être aussi rapide qu’efficace. De manière plus logique, ce logiciel permet aussi une gestion du stock matériel, qui peut passer par la localisation. Vous définissez le lieu où se trouve votre matériel et vous obtenez l’inventaire de chaque lieu. Vous pouvez dans la même idée, organiser vos équipements par kit. Fonctionnalités développées à la base pour les cordistes, mais que la majeure partie des clients utilise quotidiennement.

À force d’évolution et de perfectionnement, aujourd’hui OpenSafe(pro) permet la traçabilité de votre matériel. L’ergonomie a également été beaucoup travaillée, car la prise en main du logiciel est la partie la plus importante. Il vous faut un outil facile à maîtriser et compréhensible.

La supervision

Pour les personnes qui ont plusieurs sites, plusieurs agences ou autres entités réparties dans des lieux ou services différents, il existe la fonction multisites. Ainsi vous pouvez gérer le matériel de chaque lieu ou chaque service indépendamment, tout en ayant un regard général sur l’ensemble de ceux-ci.

Toutes les fonctionnalités et toutes les données sont analysées et traitées pour donner lieu à des statistiques. Très pratique surtout lorsque l’on souhaite mieux maîtriser son budget. Le nombre de pertes d’EPI vous est donné, le montant de matériel mit au rebut et les achats à venir. Cela vous permet donc d’anticiper vos achats notamment.

Le petit plus

Être alerté lorsque la formation d’un salarié doit être renouvelée ? C’est désormais possible, sur le même procédé que pour le matériel, vous saurez quel salarié est formé à quelle fonction et la validité de cette formation. Plus de risque ainsi de faire travailler un salarié qui ne serait plus à jour dans ses formations.

Très à l’écoute des clients et de leur problématique, l’équipe fait en sorte de répondre au besoin global de ces acteurs de la gestion des équipements, et leur propose un logiciel adapté à leur activité, mais surtout qui les aide et optimise leur temps au mieux.

Au fur et mesure du temps, OpenSafe(pro) connait des adaptations et des évolutions en rapport avec les besoins présents sur ce domaine d’activité. La dernière en date c’est par exemple l’application mobile, qui permet une gestion très opérationnelle sur le terrain. Mais comme je le dis souvent, il faut tester et se faire une idée. A vous de jouer !!

Utilisez-vous un outil de ce type dans votre entreprise ? Lequel ? Aimeriez-vous posséder un tel outil ?

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