Pourquoi faut-il utiliser des fiches de dotation ?

Grâce à mon métier, je suis en permanence en contact avec des entreprises qui sont amenées à utiliser des EPI. C'est lors de missions de conseils dans diverses entreprises que j’ai pu constater que certaines d’entre elles utilisent des fiches de dotation et que d’autres non. Parmi elles, certaines n’en comprennent pas l’utilité, d’autres les détournent et les utilisent pour une tout autre fonction.Au travers de cet article, je vais donc clarifier la définition et l’utilité de la fiche de dotation, afin que vous sachiez exactement pourquoi et comment l’utiliser.

Qu’est-ce qu’une fiche de dotation ?

Commençons par une brève présentation : une fiche de dotation contient la liste des EPI et de tous autres équipements que vous avez fournis à un salarié. C’est-à-dire que lorsque vous remettez des EPI à votre salarié, vous devez les notifier sur la fiche de dotation et la lui faire signer.Lors de chaque modification d’affectation, vous devez refaire signer la fiche de dotation à votre salarié. Cette fiche doit contenir les EPI qui ont été renouvelés, mais également les anciens qu’ils possèdent déjà. Cela signifie également que vous ne conservez qu’une seule version d’une fiche de dotation.

Pourquoi l’utiliser ?

Cela reste administratif, mais en cas de soucis, accidents ou autres, cette fiche est très importante.Par exemple : imaginons que votre salarié ait un accident, il se prend un objet sur la tête alors qu’il n’avait pas de casque. Il peut très bien dire aux autorités que s’il ne portait pas de casque c’est parce que vous ne lui en avez pas fourni. S’il ment, vous aurez de grandes difficultés à le prouver.C’est là qu’intervient la fiche de dotation. Dans le cas où vous lui avez assigné et fait signer une fiche de dotation, il lui est impossible de dire que vous ne lui avez pas fourni le matériel nécessaire à garantir sa sécurité.Pour résumer, une fiche de dotation sert à vous protéger vous et votre entreprise contre toutes les conséquences qu’un accident pourrait engendrer.

Ce qu’il ne faut pas faire avec les fiches de dotation :

Comme dit précédemment, j’ai constaté lors de mission de conseils que les fiches de dotation ont une fonction détournée. Un usage qui peut être dangereux pour vous.Sachez que si vous avez une gestion d'EPI sous format papier, l’utilisation des fiches de dotations ne sera que plus contraignante dans votre gestion d’EPI. C’est pourquoi je recommande une gestion des EPI informatisée, de préférence avec un logiciel spécialisé.Etant donné que sur la fiche de dotation il doit être mentionné le type d’EPI, les modèles, les numéros de série, les dates de contrôles il est facile de se dire que l’on va gérer les EPI grâce à cette fiche;  Or surtout pas. Je vous rappelle que la réglementation impose une fiche de vie par EPI avec tout son historique.Notez-bien que si c’est votre mode de fonctionnement à l’heure actuelle, alors vous ne respectez pas la réglementation en vigueur concernant la gestion des EPI.

Comment la mettre en place ?

Afin d’utiliser la fiche de dotation en bonne et due forme, vous devez au préalable avoir votre registre de sécurité en place pour avoir l’historique de vos EPI identifiés et/ou un numéro unique.Ensuite, vous devez réaliser un tableau contenant au minimum les colonnes suivantes

• Type de matériel
• Modèle
• Identifiant et/ ou numéro de série

Sur le document doivent figurer :

• la date
• le nom et le prénom du salarié
• le tableau du matériel
• Indications qu’il s’agit d’une fiche de dotation et des conséquences
• la signature du salarié

Personnellement, j’aime bien rajouter le nom et la signature de la personne qui remet le matériel au salarié. Cela engage également cette personne.Sachez que certain logiciel spécialisé dans la gestion des EPI, génère automatique ce type de fiche. Et effectivement grâce à ce type de logiciel vous ne perdez pas de temps à faire plusieurs saisies. Voici un exemple de fiche de vie que notre logiciel de gestion d'EPI OpenSafe(pro), vous permet d'imprimer en un clic :

Vous l’aurez compris, les fiches de dotation sont des éléments importants de la gestion des EPI. Il ne faut donc pas détourner sa fonction principale qui est de vous protéger vous et votre entreprise contre d’éventuels accidents. Certes, la fiche de dotation peut vous demander plus de travail, mais elle reste importante et à l’ère du numérique, et notamment grâce aux logiciels spécialisés dans la gestion des EPI tel qu'OpenSafe(pro), la perte de temps est déjà obsolète.Et vous, utilisez-vous des fiches de dotation ? Si non, en voyez-vous l’utilité à présent ? Sous quel format les utilisez-vous et pourquoi  ?

‍