Comment bien définir les identifiants uniques de vos EPI ?

Un bon identifiant est indispensable pour obtenir une gestion efficace de vos EPI. Même si ce choix semble être peu important, il s'agit tout de même de l'une des bases de votre gestion.Si vous faites le mauvais choix lors de cette réflexion, vous risquez avec le temps d'obtenir une gestion bancale qui avec le temps dégradera votre gestion pouvant aller jusqu'à l'arrêt total de la gestion de vos EPI. Tout votre travail sera réduit à néant, mais surtout par ce simple manque d'identifiant la sécurité de vos collaborateurs ne sera plus assurée et il peut rapidement mettre en danger la vie de vos collaborateurs mais également celle de votre entreprise.Au contraire, un bon identifiant vous permettra de gagner du temps notamment lors des contrôles ou lorsque vous aurez un doute sur la validité d'un EPI. Egalement, le fait de bien définir vos identifiants vous permettra de respecter la réglementation en vigueur.Lorsque je parle gestion d'EPI avec des personnes comme vous qui mettez en place la gestion de vos EPI, nous abordons toujours la question des identifiants uniques. J'ai également constaté une fréquente erreur faite par de nombreux gestionnaires d'EPI. Même si cela part d'une bonne intention, cela peut être dangereux pour votre gestion.Le rôle d'un identifiant est de suivre un EPI dès son acquisition jusqu'à sa destruction. C'est l'équivalent de la traçabilité que nous avons vue et entendue sur la viande bovine.

Identifiants uniques ≠ Numéros de séries

Avant de rentrer dans le vif du sujet, je voudrais vous expliquer rapidement la différence entre les identifiants et les numéros de séries.

1. Les identifiants sont les codes qui vous permettent d'identifier vos EPI dans votre entreprise. Ils doivent être uniques. Plusieurs EPI ne doivent pas avoir le même identifiant. Si c'est le cas, il faut revoir cette partie rapidement avant d'avoir de réels problèmes dans votre gestion.
2. Les numéros de séries sont définis par les fabricants eux-mêmes. Ils sont uniques à l'ensemble de leurs produits. Ces numéros de séries peuvent vous simplifier la vie pour identifier vos EPI.

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La principale et fréquente erreur à éviter

La principale et fréquente erreur qui est faite et que vous devez éviter, est d'utiliser des informations variables pour définir un identifiant. Certaines personnes souhaitent à juste titre mettre les initiales de l'utilisateur dans l'identifiant. Par exemple, si j'avais un casque affecté son identifiant serait "RD0012" (Ronald Diquélou et son numéro 0012). C'est une mauvaise idée de mettre l'utilisateur comme identifiant, car cet utilisateur peut partir. Dans ce cas que doit-on faire ? Doit-on changer l'identifiant ? Ce serait logique. C'est là que vous risquez de réduire à néant tout votre travail. Comme je le disais au début de l'article, l'identifiant doit suivre l'EPI de son acquisition à sa mise au rebut. Si vous changez son identifiant, la traçabilité de cet EPI n'a plus aucun intérêt car que vous serez incapable de retrouver l'historique de cet EPI.Il est donc indispensable de mettre des informations fixes dans vos identifiants.

Informations variables VS Informations fixes

Exemples d'informations variables :

• Utilisateurs affectés
• Localisation de l'EPI. Exemple : "A44-0012" pour Casque 0012 de l'agence de la Loire Atlantique
• Service dans lequel il est utilisé. Exemple : "EEV-0012" pour Casque 0012 du service Entretient des Espaces Verts
• Année de mise au rebut. C'est une bonne idée, mais on a déjà vu des fabricants faire un avenant pour changer le durée de vie d'un de leurs EPI.
• ...

Exemples d'information fixes :

• Type du matériel,
• Marque,
• Année d'acquisition,
• …

Alors quel est le bon format pour les identifiants ?

Dans OpenSafe(pro), la génération des identifiants se fait automatiquement par le système afin d'éviter toutes erreurs de doublon. Pour déterminer ces identifiants, OpenSafe(pro) utilise la règle suivante :[

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Exemple : CA-10-0012 pour le casque 0012 qui m'est affecté.

Avec ce type d'identifiant, lorsque l'on a la liste des EPI à contrôler, on sait rapidement que nous avons des harnais à traiter. Lorsque l'on regarde l'année d'acquisition d'un harnais, on peut savoir approximativement que le harnais devrait ou non être bientôt mis au rebut. Par exemple si on sait que ces harnais ont une durée de vie de 5 ans et que l'année d'acquisition est 2007, on peut rapidement se dire que ce harnais ne devrait plus être en circulation. Une recherche dans votre registre de sécurité confirmera cette interrogation.

Comment faire pour savoir à qui appartient un EPI

De nombreuses entreprises affectent les EPI à des personnes en particulier. C'est d'ailleurs ce que demandent certaines recommandations ou certifications. Pour éviter les échanges volontaires ou non d'EPI entre plusieurs personnes, il est souvent demandé de mettre l'identité de l'utilisateur sur l'EPI. Mais comment faire si on ne peut pas utiliser cette information pour l'identifiant ?Attention, il y a une différence entre le marquage et l'identifiant. L'identifiant doit toujours être inscrit sur un EPI, sauf s'il a déjà un numéro de série unique. Rien ne vous empêche d'ajouter des informations supplémentaires sur le marquage. Par exemple pour mon Casque CA-10-0012, rien ne vous empêche de marquer sur mon étiquette "CA-10-0012 RD". Le jour où je quitte l'entreprise et qu'il est réaffecté à mon remplaçant, il suffira de changer le marquage en "CA-10-0012 GP". L'identifiant est toujours le même, seul ce qui est derrière change. La traçabilité de ce casque est conservée et son nouvel utilisateur est sûr d'avoir un casque en bon état.

Dans cet article, nous avons vu la principale et fréquente erreur à ne pas commettre. Vous avez également vu le format des identifiants qui est utilisé chaque jour par de nombreuses entreprises. Je vous ai montré une méthode simple pour indiquer à qui est affecté un EPI sans poser de problème avec son identifiant.En mettant en application ces conseils sur les identifiants de vos EPI, vous êtes certain de mettre en place une gestion viable de vos EPI. Vos collaborateurs seront donc en sécurité et vous serez plus serein lorsque vous leur fournirez des EPI.Si vous êtes entrain de mettre en place votre gestion des EPI, réfléchissez dès maintenant au format des futurs identifiants de vos EPI. Dites-nous dans les commentaires pour quel format vous avez opté. Je vous donnerai personnellement mon avis sur votre choix.Si vous avez déjà une gestion des EPI, partagez avec nous le format de vos identifiants. Cela donnera certainement des idées aux lecteurs de cet article.

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