Comparatif sur les outils de gestion d'EPI

Base de la gestion EPI

Pourquoi est-ce utile pour vous de lire ce comparatif ?Comme énoncé dans l’article précédent, la gestion des EPI apporte son lot de contraintes en terme de temps et de réglementation, mais c’est aussi et surtout une maîtrise de vos stocks et de votre budget tout en assurant la sécurité de vos salariés.C’est pour cette raison qu’il est important de faire le bon choix quant à l’outil de gestion que vous allez utiliser.Au travers de cet article, je vais vous présenter les points forts et les points faibles de quatre outils :

Le classeur papier
Excel
Les logiciels non spécialisés
Les logiciels spécialisés

Ainsi, vous serez pleinement informé sur les divers outils disponibles et il sera plus facile de les comparer pour faire un choix qui correspond à vos besoins.

Le classeur papier :

Ce premier outil est le plus classique. Lorsqu’on utilise le format papier, il est nécessaire d’avoir une fiche par EPI. Cela représente donc beaucoup de feuilles, beaucoup de classeurs et beaucoup de place. Vous devez, tous les mois, ouvrir vos classeurs et feuilleter toutes les fiches pour savoir si vous avez des contrôles à réaliser. Il est donc important d’être organisé, pour ne pas se mélanger et assurer ce contrôle quotidien de vos EPI.Il est important de vous rappeler que le moindre oubli de vérification peut être fatal, car un EPI périmé peut coûer la vie à l’un de vos salariés.Le format papier est la solution la moins chère et la plus adaptée à ceux qui ont du temps, qui sont organisés et qui aiment la formalité.Passons maintenant aux outils informatisés.

Excel :

Excel est un outil intéressant, puisqu’il est accessible par tous et qu’il permet la mise en place de votre gestion d’EPI assez rapidement.Malgré cela, comme je dis toujours : « Excel permet de faire beaucoup de choses, mais il permet de faire beaucoup d’erreurs."J'ai constaté, en ayant vu un certain nombre de fichiers Excel, que de manière générale, une ligne correspond à un équipement avec la date du précédent contrôle ou alors la date du prochain contrôle. Cependant, la réglementation impose d’avoir une fiche de vie par équipement, avec un historique COMPLET de tout ce qui a trait aux matériels. De ce fait, la gestion des EPI via Excel, ne respecte que rarement la réglementation.Excel peut être l'outil adapté à la gestion des EPI lorsque l’on a 50 voire 100 EPI à gérer. Cependant lorsqu'il s’agit de 500-1000 ou 2000 EPI, le fichier devient difficile à lire et ne fait pas ressortir les EPI à contrôler ou à jeter.Le fait que çà soit informatisé ne rend pas la chose plus fiable, surtout sous la forme d'un classeur Excel. Le fait d'informatiser pour informatiser n'apporte pas de plus-value.En effet, vous devez chaque mois, chaque semaine, ouvrir votre fichier Excel pour vous informer des contrôles à effectuer. Si vous oubliez de le faire ou que vous partez en vacances et que vous êtes le seul à avoir accès au fichier ou le seul à avoir les compétences nécessaires pour l'utiliser, vos employés encourent un risque important.Vous allez me dire : et si on est plusieurs à devoir accéder et utiliser le fichier Excel ? Je vous réponds : éviter de le faire !! C’est encore plus difficile à gérer puisque chaque enregistrement écrase celle de vos collaborateurs et la gestion n’en est que plus difficile.Enfin, et j’ai déjà eu un cas comme celui-là, si vous enregistrez votre fichier sur votre disque dur, vous prenez le risque de perdre vos données en cas de virus ou si ce dernier tombe en panne.

Exemple : "J'ai un client, qui avait son fichier Excel sur son ordinateur. Le service informatique devait installer la dernière version de Windows. Ils sont donc passés dans son bureau puis ils ont effacé tout le disque dur afin de réinstaller Windows 10. Tout s’était bien passé jusqu'au moment où il a voulu ouvrir son fichier Excel pour gérer ses EPI. Aucune sauvegarde et 2 années de travail perdues."

La seule recommandation que je peux vous faire, c’est de sauvegarder à chaque fois sous deux supports, mais là encore, ça demande du temps et de l’organisation.

Les logiciels non spécialisés, mais détournés de la gestion des EPI :

Il existe en effet plusieurs types de logiciels qui peuvent être détournés pour gérer des EPI.Par exemple : des logiciels RH, de stocks, de maintenance ou encore de SST (Santé Sécurité au Travail). Ce sont généralement des modules supplémentaires, qui ont un coût et qui ressemblent à Excel, mais avec l‘apparence du logiciel.

Exemple : "J'ai rencontré une entreprise qui voulait intégrer la gestion de ses EPI dans son logiciel interne qui gérait la comptabilité, les achats, la gestion de ses chantiers ... Ils ont dépensé plus de 30 000€ pour le mettre en place. Ils repayent de temps en temps pour faire un peu évoluer l'outil, corriger les éventuels bugs ou le modifier en fonction de la réglementation."

L’avantage avec ce type d’outil c’est que vous utilisez un seul et même soft pour gérer votre activité.Cependant, comme pour les outils précédents (format papier et Excel), le suivi de la réglementation est à votre charge. Ils ne sont pas spécialisés, et n’assurent donc pas le respect de la réglementation et ne vous informent pas de l’évolution de celle-ci.De plus, ces modules supplémentaires ne sont généralement pas très développés, tout simplement parce que ce n’est pas le coeur de métier de l’éditeur du logiciel. On peut donc dire que d'un point de vue fonctionnel cela revient à utiliser Excel.Comme pour les outils précédents, le risque d’erreurs est toujours très présent, car ils nécessitent l'ouverture régulière de votre logiciel.

Les logiciels spécialisés dans la gestion des EPI, tels que OpenSafe(pro) :

Vu que ce sont des logiciels spécialisés, ils sont totalement adaptés à la gestion des EPI et donc totalement adaptés à réglementation.En effet, un logiciel de gestion d'EPI, tels que OpenSafe(pro), évolue constamment, afin que vous soyez certain d’être toujours conforme par rapport à la réglementation. Vous n'avez aucune configuration à faire par rapport à la réglementation. Tout est automatisé.Ces logiciels sont spécialisés, ils ont donc été conçus afin d’éviter toutes les erreurs possibles que vous pourriez rencontrer. Par exemple, pour être certain de ne jamais oublier de contrôles ou de mise au rebut, OpenSafe(pro) vous alerte automatiquement du travail à réaliser en vous envoyant des rapports par mail chaque mois et tous les lundis matin, ce qui vous permet de vous focaliser sur votre coeur de métier, là où vos compétences sont les plus utiles.Il y a cependant, et comme pour l’ensemble des outils présentés, de la saisie à faire au début. Mais pour OpenSafe(pro) par exemple, il vous est possible d‘importer automatiquement vos fichiers Excel ou tout autre fichier. Ainsi, nous n'avez pratiquement plus de saisie manuelle à effectuer.Un tel logiciel qui répond et à vos besoins et à la réglementation a évidement un coût, bien faible comparé au temps gagné quant à la gestion de vos EPI.

Tableau comparatif :

Suite à la présentation d'outils d'aide à la gestion des EPI que vous pouvez utiliser, j'ai réalisé un tableau comparatif de ces quatre outils (format papier, Excel, logiciel non spécialisé et logiciel spécialisé) en fonction de quatre critères primordiaux :